Desde hace más de veinticinco años, Cogesa presta servicios de logística sanitaria al Hospital Clínico San Carlos, un centro referente tanto en formación de profesionales sanitarios de la Universidad Complutense de Madrid, como por el nivel de sus instalaciones y de sus profesionales en el plano nacional e internacional. Nuestro responsable de logística en el hospital, Óscar Yusta, es el encargado de garantizar que el hospital recibe un servicio de calidad, a través de la gestión eficiente de sus recursos, procesos y flujos de información. Bajo su batuta dirige a un equipo de quince personas para que el almacén funcione con la precisión de un reloj. El objetivo, que los profesionales sanitarios puedan centrarse en lo verdaderamente importante: el bienestar del paciente.
– Cogesa lleva más de veinticinco años prestando servicios de logística sanitaria al Hospital Clínico San Carlos. ¿Cómo ha sido la evolución en este tiempo?
Comenzamos realizando el reparto de material de laboratorio y, paulatinamente, hemos ido ampliando nuestros servicios logísticos en el hospital. Actualmente, llevamos la gestión integral del almacén, tanto de productos sanitarios como de compras directas. Desde la recepción y registro de suministros al cotejo de albaranes, etiquetado del material y preparación de pedidos hasta su distribución en los diferentes departamentos, además de la reclamación diaria a proveedores, la realización semestral de inventarios y salidas diarias de material en el sistema HP^HIS. De hecho, en este momento, de lo único que no nos ocupamos es del material de farmacia.
– Su función es gestionar con eficiencia los recursos y procesos dentro del hospital. ¿También de los centros de especialidades y de los de salud mental con los que cuenta?
Efectivamente. Prestamos servicios de distinta naturaleza tanto al hospital como a los centros de especialidades y a los de salud mental, adaptándonos a su organización, estructura y necesidades, y teniendo como como objetivo principal de nuestra estrategia logística el buen funcionamiento y el bienestar del paciente.
– A lo largo de los años, el HCSC ha mantenido su confianza en los servicios ofrecidos por Cogesa. ¿Cuáles diría que son las claves de este éxito?
Se trata de una combinación de múltiples factores. En mi opinión, una buena empresa de logística no se centra solo en la eficiencia de las operaciones, sino también en la calidad del servicio al cliente, ofreciendo respuesta a las consultas y gestionando las reclamaciones de forma rápida y eficaz. Pero, por encima de todo esto, en el caso de Cogesa destacaría la profesionalidad y el compromiso de cada uno de los profesionales de la compañía que trabajan en el hospital.
– La confianza en el equipo es esencial. ¿Cuántas personas lo conforman?
Es fundamental que el personal esté motivado y genere confianza porque el Hospital Clínico San Carlos es el principal centro de referencia en formación de profesionales sanitarios de la Universidad Complutense de Madrid, además de ser, por sus instalaciones, un referente a nivel nacional e internacional. En cuanto al equipo, además de mí como responsable, lo integran un total de dieciséis personas entre repartidores de material sanitario, administrativos y el personal que trabaja en laboratorio, hemodinámica, recepción y compra directa. Nuestro único objetivo es hacer más fáciles las labores de los profesionales sanitarios para que el paciente sea el más beneficiado.
– La logística, en un sector como el sanitario, tiene que funcionar con la precisión de un reloj para que el sistema funcione, ya que está en juego directa o indirectamente la salud de muchas personas. ¿Cómo lo logran?
En la logística sanitaria, la precisión es crucial y se logra mediante la gestión eficiente de recursos, procesos y, sobre todo, de los flujos de información. Cada eslabón de la cadena es clave para garantizar que el hospital recibe, a diario, una atención y servicio de calidad. Por esta razón, en Cogesa operamos bajo estrictos marcos regulatorios.
– Imaginamos que la coordinación con los equipos internos del hospital es fundamental en su trabajo.
Sí, por supuesto. Mantener una comunicación clara y efectiva entre los diferentes departamentos y profesionales de la salud es un pilar esencial para garantizar la calidad en la atención al paciente.
– ¿Cuánto material pueden gestionar al mes en un hospital de las características del Clínico San Carlos?
En un hospital como el Clínico San Carlos la gestión ya no mensual, sino diaria, es enorme. Como dato, podemos señalar que movemos alrededor de 1.600 líneas diarias, que pueden ser aproximadamente solo en material sanitario 250.000 unidades.
– ¿Qué protocolos y con qué tiempos o plazos trabajan?
En Cogesa utilizamos protocolos muy estrictos para la gestión de materiales que cubren aspectos como la recepción, el almacenamiento, la distribución, el control de calidad, el seguimiento de productos y, por supuesto, el método FIFO para el control de caducidades. Los plazos en los que nos movemos son relativamente cortos, en función de la urgencia. Por ejemplo, en el caso de los reactivos y la compra directa, desde su llegada al almacén hasta su colocación en las ubicaciones correspondientes, no tarda más de 3 horas. En cuanto al material sanitario que se entrega en los bloques quirúrgicos se suministra generalmente en menos de 5 horas, mientras que en el resto de servicios está disponible en el mismo día o en horas, siempre teniendo en cuenta que cualquier material urgente se envía con prioridad y está disponible en menos de dos horas en el hospital.
– ¿Qué tipo de productos son los que almacenan y distribuyen?
Almacenamos y distribuimos una amplia variedad de productos como material de limpieza, papelería y, sobre todo, de consumo sanitario como guantes, mascarillas, agujas… Estos últimos son los más frecuentes, ya que son de uso diario.
– La digitalización está transformando el sector de la salud. ¿También la logística sanitaria?
Sí, y los cambios que se han producido son muy evidentes, permitiendo que la logística sanitaria sea más eficiente, segura y rápida, lo que a su vez se traduce en una mejor calidad y mayor satisfacción para los hospitales.
– ¿Qué cambios positivos ha percibido en estos años en el servicio gracias a las nuevas tecnologías?
Muchos, por ejemplo, en la toma de decisiones, que actualmente se basa en los datos recogidos por los sistemas logísticos y que nos permiten analizar los procesos, identificar puntos débiles y tomar decisiones informadas para optimizar la eficiencia y reducir costes. También en cuanto a la distribución, que es más rápida y segura, gracias a la incorporación del uso de los GPS, sistemas de seguimiento de envíos y aplicaciones móviles. Nos proporcionan un seguimiento en tiempo real de los envíos y el poder garantizar que los productos llegan a tiempo y en un estado óptimo. Igual de importante es el avance que se ha producido en la optimización de inventarios, peticiones de pedidos y control de stock, debido a la incorporación de los sistemas de gestión con tecnología de identificación por radiofrecuencia (RFID). Posibilitan un control preciso y eficiente de los stocks, evitando tanto desabastecimientos como excesos, además de reducción de errores.
